پله‌پله تا نوشتن يک مرام‌نامه اخلاقي سازماني

در يک تعريف کلي اخلاق مجموعه قواعد، اصول و ارزش‌هايي است که هرکس براي مديريت بايدها و نبايدهاي زندگي و تصميم‌گيري‌هاي خود به‌کار مي‌گيرد؛ اما از آنجايي که انسان موجودي اجتماعي است اين آداب در سطح فردي باقي نمي‌مانند و بعدي وسيع‌تر و اثرگذارتر به خود مي‌گيرد.

به گزارش افتانا (پایگاه خبری امنیت فناوری اطلاعات)، يکي از مهم‌ترين حوزه‌هايي که اخلاق‌گرايي يا بي‌اخلاقي در آن به‌خوبي نمود پيدا مي‌کند سازمان‌ها هستند، اگرچه اغلب اين سازمان‌ها کدهاي اخلاقي ويژه‌اي را متناسب با سازوکارها و حيطه فعاليتي که دارند تعيين مي‌کنند اما در سطح عملياتي موفيقت چنداني در اين زمينه نصيب‌شان نمي‌شود. به نظر شما چرا اين تلاش اغلب راهي به منزل مقصود ندارد؟ اشکال کار در کجاست؟ نيروي انساني، قدرت اجرايي يا پيش از اينها در متن نوشته شده؟

به شکل قابل پيش‌بيني، مديران در پاسخ به اين سؤال تقصير را متوجه کارمندان و مشتريان مي‌کنند، در طرف مقابل کارمندان هم ترجيح مي‌دهند بار چنين مسئوليتي را به دوش نکشند و انگشت اتهام خود را به سمت مديران مي‌گيرند؛ اما نکته اينجاست که هيچ‌يک از اين راهکارها کمکي به حل و رفع مشکل نمي‌کند زيرا بايد جواب را در جاي ديگر جست‌وجو کرد. حقيقت اينجاست که در بسياري مواقع عدم توفيق در اجرايي کردن همه آن چيزي که با عنوان اصول اخلاقي به ثبت رسيده است در خود آن نوشته در ظاهر کامل و بدون نقص نهفته است. متني که در عين بي‌جاني مي‌تواند نقشي به مراتب اثرگذارتر از آنچه ما تصورش مي‌کنيم بر محيط خود داشته باشد.

اين تأثيرگذاري از آنجا ناشي مي‌شود که تعريف اصول اخلاق سازماني نه‌تنها به شناختي همه‌جانبه نسبت به زمينه کاري، ضوابط و روابط نياز دارد؛ بلکه بدون دانش کافي از اخلاق‌مداري سازماني و مسائل مرتبط با آن اگر نگوييم امري غيرممکن ولي سخت و احتمالاً بدون حاصل خواهد بود. زماني مي‌توان صفت اثربخشي را به يک اساس‌نامه اطلاق کرد که با متني دقيق، فکر شده و محاسبه شده روبه‌رو باشيم و اين ميسر نمي‌شود مگر از رهگذر آشنايي با عناصر ابتدايي و ضروري ثبت يک متن اخلاقي؛ اما از آنجايي که نوشتن متني حاوي اصول اخلاقي و سازماني در عين سادگي، داراي پيچيدگي‌هاي خاصي است، بدون رعايت برخي عناصر و جزئيات نميتوان اميد چنداني به موفقيت آن داشت.به همين دليل، صرف‌نظر از بزرگ و کوچکي يک کسب‌وکار ارائه يک تعريف روشن و دقيق از استانداردهاي اخلاقي يک سازمان بدون در نظر داشتن عناصر کليدي امکان‌پذير نيست.

نقاط طلايي که شايد ابتدايي به چشم بيايند اما پياده‌سازي اصول اخلاقي را به‌وجود خود گره زده‌اند.

يکي از دلايل عدم در نظر گرفتن اين عناصر در اساس‌نامه اخلاقي سازمان‌ها، تنيدگي بيش از حد آنها با رگ و پي يک کسب‌وکار است؛ دقيقاً همين بديهي‌انگاري است که به پيکره اخلاقي يک مجموعه ضربه وارد مي‌کند. شايد به همين دليل پيشنهاد مي‌شود هنگام تعيين قواعد و ضوابط اخلاقي براي يک محيط کاري پيش از آنکه سراغ مباحث کلان و پيچيده برويد به ساده‌ترين امور ممکن فکر کنيد، در ابتداي کار احتياجي نيست به فکر کدهايي باشيد که سد راه قانون‌شکني‌هاي پيچيده و مشکل‌زا بشوند.

کافي است با رويکردي جزیي‌نگر به مسئله نگاه کنيد. قبل از هر چيز در نظر بگيريد که چگونه مي‌توان پايه‌هاي روابط انساني مبتني بر اخلاق را در سازمان بنا کرد و در محيطي حضور داشت که بيش و پيش از هر چيزي به زير پا نگذاشتن معادلات انساني مي‌انديشد. با اين حال، اگر در پيدا کردن اين نقاط طلايي دچار شک و ابهام هستيد جاي هيچ نگراني وجود ندارد، ما به شما کمک می‌کنيم تا مسير مقابل‌تان را پله‌پله و با موفقيت طي کنيد؛ به همين دليل در ادامه به بيان چند عنصر ساده ولي ضروري و حياتي براي اجرا و دوام اخلاقيات در يک سازمان مي‌پردازيم:

ارزش‌ها
همواره بايد اين موضوع را در نظر داشته باشيد که ارزش‌هاي يک کسب‌وکار چگونگي تعاملات روزانه با تأمين‌کننده‌ها، کارمندان و مشتريان را بيان مي‌کند. بر اين اساس، ابتدايي‌ترين کد اخلاقي که بايد خودتان را ملزم به رعايت آن کنيد، تهيه تعريفي بدون ابهام از حيطه کاري مجموعه در کنار صحه

گذاشتن و تأکيد بر اين مطلب که سازمان شما صداقت و انصاف را مبناي کار خود قرار داده است. ديگر نکته داراي اهميت در اين بخش تأکيد بر رعايت اصل احترام در تمامي تعاملات سازماني و فارغ از شرايط موجود است.

قواعد کلي
قواعد کلي براي پشتيباني از ارزش‌هاي سازماني تعيين مي‌شوند، از جمله اينکه تعهدات عملياتي کارمندان همواره بايد مورد بررسي قرار بگيرد. رضايت مشتري، سودآوري کسب‌وکار و پيشرفت مدوام از مهم‌ترين مستنداتي هستند که بايد در يک مرام‌نامه اخلاقي سازماني به آنها پرداخته شود. مسئوليت سازماني براي بهره‌مندي دوستانه و منصفانه از منابع طبيعي شرکت يکي ديگر از مواردي است که بايد در هنگام ثبت کدهاي اخلاقي مورد به آن پرداخته شود.

پشتيباني مديريتي
فراموش نکنيد، کارمندان شما بايد باور داشته باشند که در تنگناها و مشکلات حمايت مديران خود را از دست نمي‌دهند. پس کدهاي اخلاقي خود را با در نظر اصل حمايت مديران از ارزش‌هاي اساسي تعريف کنيد. اين امر ترس کارمندان از گزارش آنچه با گوش مي‌شنوند و با چشم مي‌بينند را به حداقل مي‌رساند. نکته ديگر اينکه به هيچ وجه از نقش امضاي مديران در متن مرام‌نامه اخلاقي که مي‌نويسيد غافل نشويد؛ زيرا اين امضا تنها يک نشان ساده نيست و براي کارمندان حکم يک تأييدیه معتبر دارد. از طرف ديگر، پيام غيرمستقيم امضا براي کارمندان قاطعيت نظر مديرشان در برخورد با بي‌اخلاقي‌هاست.

مسئوليت شخصي
ديگر مورد قابل اهميت در هنگام نوشتن کدهاي اخلاقي، تفهيم مسئوليت‎هاي شخصي است. در واقع، اين اصول بايد به‌گونه‌اي پرداخت و تشريح شوند که تک‌تک کارمندان خودشان را ملزم به رعايت آنها بدانند. اين عنصر مي‌تواند اطلاعاتي درخصوص نتايج اخلاقي و قانوني عبور از مرزهاي اخلاقي توسط کارمندان را در بر بگيرد. شرکت شما در هر زمينه فعاليت داشته باشد و هر تعداد کارمندي که داشته باشد، نبايد از وظيفه همه اعضا در قبال گزارش خطاهاي اخلاقي پيش آمده چشم‌پوشي کند. در نتيجه، گمان نکنيد صرف به روي کاغذ آوردن ارزش‌ها و قواعد کلي براي اخلاق‌مداري سازماني کفايت مي‌کند؛ مطمئن شويد که هر يک اعضاي تيم به‌خوبي در باب مسئوليت شخصي خود توجيه شده‌اند.

پذيرش قوانين
بدون ترديد بخش قابل توجهي از قوانين و مقرراتي که در سازمان‌هاي مختلف تنظيم مي‌شود تعاملات روزمره کارمندان با يکديگر، با ارباب رجوع و مديران را در بر مي‌گيرد؛ اما تجربه نشان داده است قوانين داخلي شرکت‌ها در بسياري مواقع نمي‌تواند به نيروي محرکه لازم و کافي را اجراي موبه‌مو فراهم کند. در چنين شرايطي، ضميمه کردن چند اساس‌نامه و استاندارد بين‌المللي پذيرش و رعايت قوانين مي‌تواند تا حدي نگراني‌ها را درخصوص عبور خطوط تعييني کمرنگ کند. به ياد داشته باشيد، زماني که صحبت از يک قانون جهاني مي‌شود به‌طور ناخودگاه بار رواني به کارمندان تحميل مي‌شود که آنها را وادار به پذيرش مي‌کند.

تا بدين‌جا ظرايف ابتدايي و پيش‌شرط‌هاي نگارش يک مرام‌نامه اخلاقي معلوم گشت؛ با اين حال دليل يک امر همچنان مبهم است. اينکه چرا برخي سازمان‌ها علي‌رغم بهره‌مندي از سندي با کيفيت و جزئيات تحت عنوان اساس‌نامه اخلاقي نتوانسته‌اند در اين زمينه موفق عمل کنند؟ به نظر مي‌رسد يک متن بالادستي خوب و بدون خطا شرايط را براي کار و پياده‎سازي آن‌چه به تحرير درآمده فراهم مي‌کند؛ ولي چه مي‌شود که در مرحله عملياتي از مسير خود خارج مي‌شود به سمت ديگري مي‌رود؟ به نظر مي‌رسد، ريشه اين مسئله از عدم درک صحيح صاحبان کسب‌وکار نسبت به ميزان تأثيرگذاري اخلاقيات در مجموعه است. احتمالاً اغلب آنها به سند اخلاقي تنها به چشم يک مرحله از بروکراسي اداري نگاه مي‌کنند که بايد پشت سر گذاشته شود و پيامدهاي مثبت و حتي منفي براي مجموعه خود بي‌خبر هستند.

بنابراين، اگر صاحبان کسب‌وکار بدانند رعايت کدهاي اخلاقي چه نتايجي براي سازمان آنها مي‌تواند به‌دنبال داشته باشد بدون شک براي پياده‌سازي آن‌چه تاکنون در سطح نوشته باقي مانده است پيش‌قدم مي‌شوند. البته اين چنين نيست که منفعت ناشي از عملياتي کردن کدهاي اخلاق تنها و تنها متوجه مديران سازمان باشد؛ بلکه سود اين فرآيند بيش و پيش از هر گروهي نصيب مشتريان، مخاطبان و در گام بعدي کارمندان يک مجموعه مي‌شود. پس اگر دوست داريد پس آشنايي با جزئيات نوشتن يک طرح از مزايايي

چشم‌گيري اخلاق‌مداري براي هر بخش باخبر شويد خواندن ادامه اين مطلب را از دست ندهيد.

اخلاق مديران
شيوه رفتاري و ميزان پايبندي مديران در به‌کارگيري اصول اخلاقي سازماني، نقش بسزايي در هر چه بيشتر دلگرم شدن کارکنان و افزايش سطح وفاداري سازماني بازي مي‌کند. آن‌چه مديران و رهبران سازماني انجام مي‌دهند به کارمندان مي‌گويد کدام الگوي رفتاري در سازمان پذيرفتني و کدام يک نپذيرفتني است. زماني که مديران خود را ملزم به رعايت حداکثري اصول و ارزش‌هاي اخلاقي بدانند، به شکلي غيرمستقيم کارمندان خود را به اتخاذ شيوه‌اي مشابه تشويق مي‌کنند. در کنار همه اين موارد، رهبري اخلاق‌مدار اعتبار يک سازمان را در بازار رقابتي امروز افزايش مي‌دهد و درنهايت اگر سازماني اعتبار خودش را به‌دليل اخلاقي بودنش کسب کرده باشد، مي‌تواند به افزايش بهره‌وري و درآمدزايي خود اميد داشته باشد.

اخلاق کارکنان
بهره‌مندي از کارکنان اخلاق‌مدار براي هر سازماني نعمتي بزرگ محسوب مي‌شود، افرادي که يکي از ارکان اساسي ايجاد فضاي کاري مبتني بر امانت و درستي محسوب مي‌شوند. کارمنداني که خودشان را ملزم به اجراي استانداردهاي اخلاقي سازمان مي‌دانند نه‌تنها وفاداري و تعلق بيشتري به مجموعه کاري خود دارند؛ بلکه مهره‌اي کليدي براي دست‌يابي به اهداف سازمان تبديل هستند. در کنار اينکه کار کردن در محيطي با کارمندان اخلاقي حس خوب اطمينان و آرامش را به مديران و مشتريان مي‌بخشد، اعتبار يک مجموعه را از حيث نحوه ارائه کالاها و خدمات افزايش مي‌دهد.

فرهنگ اخلاق سازماني
مديران و کارکنان وفادار به کدهاي اخلاقي، کليدهاي ايجاد فرهنگ سازماني اخلاق‌مدار هستند. هرچند نمي‌توان شد که مرکزيت در اين ماجرا با مديران است، آنها هستند که با نمايش گونه‌اي خاص از رفتار سطحي از استانداردهاي اخلاقي را براي کارمندان خود تعيين مي‌کنند. مديران با به‌کارگيري شيوه‌هاي مختلف تشويقي و تنبيهي انگيزه رعايت يا عدم رعايت استانداردهاي اخلاقي را در دل کارمندانشان ايجاد مي‌کنند. در اين بين، واکنش مثبت رهبران نسبت به رفتارهاي مثبت کارکنان از يک طرف پيوند آنها با سازمان افزايش مي‌دهد و از طرف ديگر بهبود کيفي فرهنگ اخلاق سازماني را همراه خود مي‌آورد.

مزيت اخلاق‌مداري براي سازمان‌ها
افزايش حس وفاداري و تعلق در کنار عدم تمايل به ترک يک محيط سازماني تنها بخش کوچکي از مزاياي اخلاق‌مداري در سازمان‌هاست. تجربه نشان داده است: در مجموعه‌هايي که مديران و کارمندان رعايت کدهاي اخلاقي را نه يک وظيفه صرف بلکه اصلي جدايي‌ناپذير مي‌دانند، نه‌تنها نوسانات و تغييرات کمتري را شاهد هستيم بلکه کارايي و بهره‌وري به شکل محسوسي افزايش پيدا مي‌کند. علاوه بر اين، حفظ يک تيم همکاري از يک‌سو مسير رسيدن به اهداف تعييني را آسان‌تر مي‌کند و از سوي ديگر موجب حذف هزينه استخدام نيروهاي جديد، آموزش و آشنايي با آنها مي‌شود.

همان‌طور که مي‌بينيد، پايبندي به اصول اخلاق سازماني در تمامي سطوح خرد و کلان يک سازمان تأثير خود را مي‌گذارد و آن را به مجموعه‌اي با پرقدرت و تأثيرگذار تبديل مي‌کند. اولويت نهادن به اين اصول در کنار بهره‌مندي از شيوه‌هاي نوين کسب‌وکار مي‌تواند اعتبار، درآمدزايي، سودآوري و پيشرو بودن را براي يک مجموعه حتي کوچک به ارمغان بياورد. در واقع، براي رسيدن به وجهه اجتماعي قابل قبول لازم نيست حتماً مدير يک شرکت بزرگ با تعداد کارمندان زياد باشيد کافي است اخلاق و مشتري‌مداري را سرلوحه کار خود قرار دهيد، آن‌گاه متوجه خواهيد شد که نام‌تان دهان‌به‌دهان مي‌شود.

پس اگر تا به حال قدمي براي نوشتن يک مرام‌نامه اخلاقي بر نداشته‌ايد يا لزوم آن را احساس نمي‌کرديد، بهتر است تغييري در رويکرد در مديريت خود ايجاد کنيد و در اولين قدم به فکر تهيه و تعريف استانداردهاي اخلاقي سازماني باشيد. در هنگام نوشتن همواره اين موضوع را به ياد داشته باشيد که شما جزئي از يک تيم کاري هستيد و آنچه به ثبت مي‌رسانيد بايد از ويژگي جامعيت برخوردار باشد. در واقع، متن شما بايد به گونه‌اي نوشته شود که منافع سازمان، مديران، کارمندان و مهم‌تر از همه مشتريان را مرتفع سازد. اين اصل را به‌خاطر داشته باشيد که خودمحوري و خودبيني مي‌تواند به تبري نامرئي تبديل شود که به‌تدريج و گام‌به‌گام ريشه‌هاي مجموعه شما را نابود مي‌کند. شما زماني مي‌توانيد به رعايت اخلاق سازماني در مجموعه تحت اختيارتان اميد داشته باشيد که پيش از آن خودتان را به رعايت اخلاق فردي ملزم کرده باشيد.

مرجع: ماهنامه دیده‌بان فناوری- شماره ششم